Mihaiela (Grimbovschi) Avramescu, Psihologie

MANAGEMENTUL TIMPULUI

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Sunt putini cei care constientizeaza la ora actuala in Romania faptul ca timpul este o resursa strict limitata si, desi in multe locuri se lucreaza sub presiunea dead-line-urilor, constat lipsa generala a unei organizari cu adevarat eficiente si a unei intelegeri reale a valorii timpului.
Vina principala a acestei stari de fapt apartine, in primul rand, culturii specific comuniste de care romanii nu au apucat sa se debaraseze. ,,Timpul trece, leafa merge”, ,,daca o problema nu se rezolva de la sine, atunci nici nu merita rezolvata”, ,,pauzele lungi si dese, cheia marilor succese”, ,,daca nu e coada nu se munceste”, iata numai cateva dintre ,,principiile” invocate adesea de romani in lagatura cu munca pe care o depun in cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si ,,greaua mostenire” a sistemului birocratic (care nu a fost inca si nu va fi curand infrant) si dificultatea cu care noile tehnologii sunt introduse mai ales in institutiile de stat, ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp si, implicit, cele financiare, in institutiile romanesti.
Aparent, lucrurile par sa se miste mai bine in cadrul firmelor particulare, unde sunt stabilite de la inceput principii occidentale si tehnologii moderne de lucru. Dar, de exemplu, chiar si in cadrul acestora functioneaza, deseori, o alta mentalitate specific romaneasca: statul peste program al angajatilor este considerat sinonim cu o cantitate mai mare de munca. In schimb, o companie particulara isi stabileste de la inceput principiile si sistemul de lucru, problema principala ramanand sa pastreze in timp aceste reguli. Este vorba aici, de cultura specifica fiecarei institutii in parte. O firma poate stabili si anumite valori cu care angajatii sunt de acord si le respecta, de aceea este foarte important rolul managerilor si al departamentului de resurse umane in implementare si pastrarea acestor valori.
Prima si cea mai importanta regula pentru folosirea eficienta a timpului o reprezinta buna organizare. De la stilul de lucru al fiecarui angajat in parte pana la sistemul de comunicare intre departamente si la modul in care managerul general gestioneaza propriul timp, exista multi factori care influenteaza eficienta muncii. Oricat de bine ar fi pus la punct un asemenea sistem, cei care aplica regulile institutiei sunt oameni, si, atata vreme cat acestia nu constientizeaza valoarea muncii lor cu toate termenele limita si listele cu programari afisate, in mod sigur ai de a face cu ,,scurgeri de timp”.
Modalitati de ,,pierdere a vremii”
1. Organizarea personala – este primul si, poate cel mai important factor din cauza caruia se pierde timpul:
• Dezastru total pe birouri, diverse hartii imprastiate, amestecate, etc. – atunci cand ia mult timp cautarea documentelor;
• Lipsa unei ordini stricte in orice suport de depozitare (dosare, fisiere, arhive, etc);
2. Lipsa spatiului personal
• Mai multe persoane au acces la acelas birou;
• Pozitionarea biroului te poate expune la intreruperi – colegii solicitandu-ti ajutorul pentru lucruri ,,mai urgente”;
3. Nerespectarea stricta a fisei de post
• Exista fisa de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfarsit mentiunea ,,orice alta activitate solicitata…”;
• Aglomerarea cu prea multe sarcini a angajatilor;
4. Stabilirea prioritatilor este neclara
• Nu se alcatuieste la inceputul fiecarei zi o lista si un orar cu programarea activitatilor;
• Intreruperi din partea colegilor sau a sefilor care duc la nerespectarea listei chiar daca este alcatuita;
• Sedintele in cadrul carora se stabilesc obiectivele pe perioada urmatoare nu au loc cu strictete;
5. Identificarea prioritatilor
• Trebuie sa cedezi prioritatilor sefilor si, astfel, intarzii cu propriile sarcini;
6. Atitudinea fata de colegi
• Persoanele ,,saritoare” isi pierd vremea;
7. Clasificari ale sarcinilor
• Sunt putini cei care isi ierarhizeaza sarcinile de la foarte importante si foarte urgente la cele neesentiale;
8. Alte tipuri de intarzieri
• Fumatul;
• Sistemele de arhivare – nu exista arhive la zi, nu se alcatuiesc liste de intrari-iesiri;
• Trasul de timp;
9. Comunicarea intre departamente
• Neefectuarea la timp a reparatiilor tehnice;
• Intarzierile frecvente – nerespectarea dead-line-urilor;
• Lipsa comunicarii adecvate – telefon, fax, ,,fata in fata”, in functie de conjunctura;
• Sedintele – lungi, dese, fara scop precis;
• Timpul sefilor – isi pierd vremea cu lucruri pe care nu trebuie sa le faca ei;
• Greselile – de orice fel;
• Comunicarea cu cei de pe teren – nu pot fi contactati cand e nevoie;
• Comunicarea cu cei din afara organizatiei;
• Delegarea muncii – sarcinile nu se dau intotdeauna persoanei potrivite;
• Lipsa ordinelor clare – nehotararea.
Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului in care percep timpul lor si al celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care il au intr-o anumita munca; pe de alta parte, ei insisi gasesc inutil sa-si termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza sa li se mai dea de lucru in plus.
Cu toate ca internetul este plin se tehnici si procedee de folosire eficienta a timpului, trebuie inteles insa, ca nici un program nu este in totalitate inflexibil. El doar te ajuta sa iti planifici mai bine activitatile si sa ai sub ochi lista, din ce in ce mai scurta, a indatoririlor pe care trebuie sa le duci la capat.

Psiholog Mihaiela (Grimbovschi) Avramescu

Publicistica Radu Leca